Gutes Briefing, schlechtes Briefing – 6 Tipps für einen gelungenen Projektstart

Ob ein Filmprojekt am Ende von Erfolg gekrönt ist und zur Zufriedenheit aller beiträgt, steht und fällt mit dem Briefing. Oftmals weiß der Kunde selbst nicht ganz genau, warum ein bestimmter Film überhaupt gemacht werden soll.

 

Meist ist der Anlass der Grund: Es findet ein Event statt und dazu brauchen wir jetzt eben einen Film. Ziele und Zielgruppen? Fehlanzeige. Ich habe bereits mehrfach Kunden erlebt, die nicht wussten, wer die Zielgruppe sein soll, noch welche Botschaft vermittelt werden soll. Wir haben dann keine Chance, eine Vorstellung zu entwickeln, wie der Film aussehen soll, weil wir nicht wissen, was er eigentlich erreichen soll.

Oder anders – der Kunde wünscht sich einen Film, der alles sein und können soll. Es findet zum Beispiel ein Event statt, bei dem die neuen Mitarbeiter begrüßt werden. Dann soll noch mit untergebracht werden, dass es jetzt eine neue Division und einen Merger gibt. Auch sollte einer der O-Ton-Geber bitte noch etwas zum Thema Nachhaltigkeit, Diversity und Inclusion sagen. Apropos O-Ton: Um niemanden vor den Kopf zu stoßen, muss mit Karl-Heinz Meier als Datenschutzbeauftragter auch noch ein Interview gemacht werden. Ach ja, es gibt auch einen Smart zu gewinnen, das Fahrzeug soll nach Möglichkeit bitte auch noch irgendwo im Film auftauchen. Und wenn wir schon einmal dabei sind, dann können wir doch noch 12 Interviews mit 12 neuen Mitarbeitern führen und diese noch als einzelne Snippets auf unsere Social-Media-Kanäle spülen.

Ganz oft bestimmen zu viele Faktoren die Gestaltung des Filmes, die ihm dann keine Gelegenheit mehr für eine klare Linie oder Botschaft geben. Es liegt kein klares Briefing vor, eher setzt der Kunde hier auf Sicherheit und möchte einfach mal, dass das Filmteam soviel mitnimmt wie nur möglich. Schön und gut – doch worauf kommt es nun bei einem guten Briefing an?

Ein gutes Briefing beruht auf Gegenseitigkeit

Zunächst einmal: Sie müssen wissen, was sie mit dem Film erreichen und wen Sie ansprechen wollen. Dafür müssen Sie sich Zeit nehmen und vielleicht noch einmal Gespräche mit der Geschäftsführung oder den verantwortlichen Personen führen. Sammeln Sie so viele Informationen wie nötig, um dem Film-Dienstleister die Chance zu geben zu verstehen, um was es Ihnen geht und mit Ihnen an einem Strang zu ziehen. Sie müssen noch nicht wissen wie der Film genau aussehen soll, das können Sie mit ihrem Dienstleister besprechen. Aber zu einem guten Briefing gehören zwei: Ein guter Dienstleister stellt auch Rückfragen und identifiziert Informationslücken. Daher ist ein Briefing immer auch ein Geben und Nehmen.

Informationsaustausch im Vorfeld

Wichtig ist, dass es vor dem ersten Kick-off Call oder Kick-off Meeting bereits einen Informationsaustausch gibt und der Dienstleister im Vorfeld schon die wichtigsten Informationen erhalten hat – so kann dieser eigenständig schon ein wenig Recherchieren und Fragen, bzw. Vorschläge für den Kick-Off vorbereiten.

Keine Scheibchen abschneiden

Ein Briefing sollte nicht zwischen Tür und Angel abgehalten werden und die Informationen auch nicht scheibchenweise geliefert werden. Während des Briefings sollte alles geklärt werden, was geklärt werden muss, um ein Konzept anzufertigen und dem Kunden vorzulegen.

Kommunikation ist Trumpf

Ein Briefing ist eine Frage der Kommunikation. Deshalb kann gar nicht oft genug betont werden, dass es hier wichtig ist, gut zuzuhören und verstehen zu wollen. Es ist ebenso wichtig, dass sich der Kunde die Zeit nimmt, den Redakteur mit den Informationen zu versorgen, die er benötigt als auch, dass von Seite des Dienstleisters immer nachgefragt wird insofern noch etwas unklar ist.

Überhöhte Erwartungen

Ein wichtiger Punkt, über den man sich hierbei auch unterhalten kann, sind die Erwartungen, die der Kunde an ein Projekt hat. Nicht selten sind diese sehr hoch, obwohl das Budget sehr klein ist. Dann sind Frust und Enttäuschungen auf Kunden wie auf Seite des Dienstleisters vorprogrammiert. Deshalb ist es sinnvoll im Vorfeld abzuklären, was mit welchem Budget wirklich realisiert werden kann. Und hier liegt die Verantwortung eher auf der Seite des Dienstleisters.

Übersicht der Arbeitsschritte

Ebenfalls eine Aufgabe des Dienstleisters und Bestandteil des Briefings sollte eine Übersicht der Arbeitsschritte im Rahmen eines Projektplans sein. Nur dann kann sich der Kunde auch darauf einstellen, wann was von ihm benötigt wird, wann er sich die Zeit für Feedback nehmen muss und wann er mit einer finalen Fassung rechnen kann. Dabei sollten Puffer eingeplant werden, damit genug Zeit für Unvorhergesehenes bleibt.

 

Zarah Ziadi, mmpro-Redaktion

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